10 Tipps zur Online Rechnung

Online Rechnungen sind oftmals mit einer Menge Vorurteilen versehen. Genauso wie beim Online Banking haben Nutzer Angst vor Betrug und Datenklau. Damit die Online Rechnungen vernünftig über die Bühne geht, sollten gewisse Tipps und Hinweise beachtet werden, sodass die Abwicklung für beide Seiten vertretbar sind.

Online Rechnungen erstellen: Anbieter im Vergleich

  1. Auch wenn es sich nicht um echtes Briefpapier bei der Online Rechnung handelt, so sollte doch das Unternehmensemblem zu erkennen sein. Weiterhin muss die exakte Firmenadresse an ihrem Hauptsitz im Fußende verzeichnet worden sein. So ist die Identifikation der Rechnung mit einem Blick möglich.
  2. Der zweite Tipp dreht sich um die notwendigen Daten, die zu einer schnellen Bearbeitung der Rechnung beiträgt. Dazu zählen in erster Linie Bankdaten, also Kontonummer und Bankleitzahl, bzw. IBAN und BIC bei SEPA Überweisungen. Auch diese Daten können in der Fußzeile untergebracht werden.
  3. Die ersten wichtigen Details zur Online Rechnung

  4. Bei Tipp 3 dreht es sich um die Struktur des Briefkopfes. Dieser sollte mit der kompletten Adresse des Rechnungsempfängers sowie den Buchungsdaten versehen werden. Unter diesen Angaben sollte das Datum der Ausstellung sowie die Rechnungsnummer und die Daten der Buchung zu finden sein. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Nachverfolgung von Einzahlungen im späteren Verlauf geht.
  5. Der Tipp 4 zu Online Rechnungen beschäftigt sich mit der Ansprache des Kunden. Denn auch online muss die Form der Höflichkeit gewahrt werden. Dazu sollte unbedingt eine freundliche Ansprache eingehalten werden. Darunter sind die erbrachten Leistungen aufzulisten und der dafür berechnete Betrag auszuzeichnen. Mit einer ordentlichen Aufstellung ergibt sich der Vorteil, dass der Kunde alle Leistungen mit einem Blick erfassen kann.
  6. Daran schließt sich dann auch direkt der Tipp 5 an, der den Gesamtbetrag betrifft. Dieser muss mit der enthaltenen Mehrwertsteuer ausgezeichnet sein. Eine Ausnahme stellen dabei Kleinunternehmer dar, die diese Ausschreibung nicht machen müssen.
  7. Beim Tipp 6 handelt es sich um die Angabe des Zeitpunktes der Fälligkeit des Gesamtbeitrages (Zahlungsfrist bei Rechnungen). Vornehmlich wird hier ein Zeitraum von 14 Tagen gewählt, damit die Rechnung auch ordnungsgemäß beglichen werden kann.
  8. Auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten

  9. Je nach Kunde, müssen die in Tipp 7 behandelten Anlagen noch angefügt werden. Darunter fallen beispielsweise auch die Auftragsbestätigungen und ein Nachweis über die Abgeschlossenheit der Tätigkeiten. Damit entsteht die größtmögliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit für den Kunden. Schritt für Schritt kann der Kunde so auch überprüfen, ob alle aufgelisteten Leistungen auch durchgeführt wurden.
  10. Bei Tipp 8 ist zu beachten, dass ein Hinweis an den Kunden gegeben werden muss, was er bei der Begleichung der Rechnung angeben sollte. Dazu können einerseits die Kundennummer sowie auch die Auftragsnummer gehören, je nach Auftrag und Kundenzugehörigkeit. Das Unternehmen kann aufgrund dessen sehr einfach sehen welche Zahlungseingänge schon getätigt wurden und welche nicht. Darauf aufbauend wird von vielen Unternehmen auch der Mahnprozess in Gang gesetzt.
  11. Jede Rechnung bedeutet, dass eine Arbeit abgeschlossen und damit erledigt ist. Um den Kunden auch für die Zukunft zu animieren die Leistungen des Unternehmens in Anspruch zu nehmen, kann bereits auf der Rechnung eine Art Werbung angebracht werden, die das weitere Interesse des Kunden weckt. Der Tipp 9 dreht sich also um Werbung und um Promotion für besondere Aktionen. Im Anschluss erhofft sich das Unternehmen natürlich eine langfristige Zusammenarbeit.
  12. Freundlichkeit kommt auch zum Schluss noch einmal und kommt mit Tipp 10 sehr professionell auf den Tisch. Jeder kennt die freundliche Grußformel, welche auch bei Online Rechnungen nicht fehlen darf. Damit beweist der Rechnungssteller nicht nur Professionalität, sondern wirkt außerdem auch sehr sympathisch. Hinzu sollte ein ergänzender Satz kommen, der aussagt, dass bei Nachfragen immer ein Mitarbeiter zu sprechen ist.

Online Rechnungen erstellen: Schnell und einfach gemacht

Die Abwicklung mit Online Rechnungen hat für den Kunden zahlreiche Vorteile (Vorteile von Online Rechnungen). An erster Stelle wird die Berücksichtigung der Privatsphäre genannt. Im Gegensatz zur Zahlung mit der Kreditkarte müssen nicht so viele kundensensible Daten angegeben werden, sodass Betrügern weniger Angriffsfläche geboten wird. Damit können Dritte aus krimineller Absicht nicht so schnell auf die Daten zugreifen. Wer einmal privater Kunde eines Unternehmens ist, kann außerdem die Möglichkeit nutzen die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt zu begleichen. Dadurch ist das Geld noch eine Weile frei und mit ihm kann gearbeitet werden. In einigen Fällen wird dem Kunden sogar Skonto gewährt, sodass bei einer vorzeitigen Begleichung der Rechnung ein geringerer Preis entsteht.

Mittlerweile ist Online nahezu alles zu bekommen. Kleidung, Technik und Bücher stehen ganz weit vorne, wenn es um den Online Versand und damit die Online Rechnungen geht. Selbst heutige Shopping Sender profitieren von den Einkaufen im Internet. Nach der Entscheidung für ein Produkt, werden die Kontaktdaten vom Kunden eingegeben, die dann auch als Grundlage für die Online Rechnungen dienen. Zu diesem Zeitpunkt kann auch die gewünschte Zahlungsoption eingetragen werden, in unserem Fall die Online Rechnungen angegeben werden.

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