Rechnungen per E-Mail

Rechnungen per E-MailDer meiste Schriftverkehr wird heutzutage elektronisch erledigt. Mit E-Mails und PDF Dokumenten lässt sich ein Großteil der täglichen Korrespondenzen papierlos abwickeln. Doch wie ist das mit Rechnungen? Häufig werden Rechnungen elektronisch in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt. Doch was passiert dann?

Sollte man eine Rechnung lieber ausdrucken, unterschreiben und an den Rechnungsempfänger per Post schicken? Oder kann man Rechnungen per E-Mail versenden? Und was gibt es dabei zu beachten? Antworten auf diese Fragen gibt es hier.

Allgemeine Hinweise zu Rechnungen per E-Mail

Dass die Rechnungen per E-Mail verschickt werden, heißt nicht, dass sie informell geschrieben werden dürfen. Für die elektronischen Rechnungen per E-Mail gelten die gleichen steuerrechtlichen Vorschriften wie für Papierrechnungen. Deshalb sollten alle Gewerbetreibenden, auch die kleinen Einzelunternehmen, ganz genau auf die Angaben in der Rechnung achten. Andernfalls droht Ärger mit dem Finanzamt. Das bedeutet für Kleinunternehmer (Kleinunternehmerregelung), dass sie auf jeden Fall den Namen und die Anschrift des eigenen Unternehmens und im Zweifelsfall auch den Namen und die Anschrift des Inhabers auf die Rechnung schreiben müssen. Für jede Rechnung ist zu beachten, dass auch die Steuernummer des Unternehmens beziehungsweise des Kleinunternehmers aufzuführen ist. Auch Name und Anschrift des Rechnungsempfängers müssen als solche erkennbar auf der Rechnung sichtbar sein. Außerdem muss für Rechnungen per E-Mail wie auch bei Papierrechnungen ersichtlich sein, welche Artikel geliefert wurden beziehungsweise welche Leistungen in welchem Zeitraum erbracht wurden. Außerdem muss der Gesamtwert der Warensendung beziehungsweise der Dinestleistungen erkennbar sein. Ist der Unternehmer berechtigt, Umsatzsteuer auszuweisen, so muss diese auf der Rechnung auch gesondert ausgewiesen sein. Ist er nicht ausweisungsberechtigt, darf die Mehrwertsteuer auch nicht ausgewiesen werden, allerdings muss ein Hinweis in der Rechnung stehen, dass der Kleinunternehmer nach §19 des Umsatzsteuergesetzes nicht umsatzsteuerberechtigt ist.

Unter 10 Tipps zur Online Rechnung finden Sie weitere interessante Informationen.

Die Form der Rechnung

Bei Rechnungen per E-Mail ist die Form ganz entscheidend. Bei einer Rechnung handelt es sich immer um eine Urkunde, die auch rechtliche Relevanz hat beziehungsweise im Ernstfall haben muss. Deswegen dürfen Rechnungen per E-Mail nicht in der E-Mail selbst versendet werden. Denn E-Mails haben keinen Dokumentenstatus, auch dann nicht, wenn sie ausgedruckt werden. Es ist deshalb empfehlenswert, wenn E-Mails als PDF Dokument erstellt werden. So sind die Dokumente nicht ohne weiteres veränderbar und haben deshalb den gleichen Status wie gedruckte Rechnungen. Bis Mitte 2011 war es sogar Pflicht, Rechnungen zu signieren. Doch dieses Hindernis für Rechnungen per E-Mail wurde aufgehoben. Denn auch bei einer gedruckten Rechnung muss man als Rechnungsempfänger hinreichend prüfen, ob die Rechnung tatsächlich vom Rechnungssender erstellt wurde und die Leistungen, die auf der Rechnung stehen, erbracht wurden. Die Rechnungen per E-Mail sollten also als Anhang mit einer Email versendet werden.

Mit Vorlagen Effizienz steigern

Die eigenen Rechnungen per E-Mail zu versenden, spart nicht nur Druckkosten, sondern kann auch die Effizienz enorm steigern. Mit einer ordentlichen Vorlage in einem Textverarbeitungsprogramm Ihrer Wahl können Sie im Handumdrehen Rechnungen erstellen. Wenn Sie zahlreiche Rechnungen versenden wollen, können Sie das mit Serienbriefen sowohl im Textverarbeitungsprogramm als auch im E-Mailprogramm automatisieren. So wird das Versenden von Rechnungen per E-Mail ein Kinderspiel und Sie erreichen sogar einen zeitlichen und finanziellen Vorteil gegenüber der herkömmlichen Rechnung per Post.

Die meisten Anbieter von Online Rechnungen haben das Versenden von Rechnungen per E-Mail im Funktionsumfang.

Informationen zu Online Rechnungen